En corto
- Utilidad bruta = ventas − costo de lo que vendiste.
- Utilidad neta = utilidad bruta − gastos del negocio.
- La mercancía que compraste y sigue en el anaquel no es gasto: es inventario.
Al final del día cuentas la caja y parece que te fue bien. Pero de ese dinero, una buena parte ya no es tuya: es lo que vas a volver a gastar en mercancía, más la renta, la luz, las bolsas y la comisión de la terminal. La utilidad es lo que queda después de restar todo eso.
Conocer tu utilidad te ayuda a decidir con datos y no con corazonadas: si puedes subir precios, qué gasto recortar, qué productos te conviene empujar y si el negocio te está pagando lo justo por tu trabajo.
Las tres cuentas que necesitas
1. Ventas
Todo lo que cobraste en el mes por lo que vendiste: efectivo, tarjeta y transferencias. No incluyas préstamos ni dinero que tú metiste al negocio; eso no es venta.
2. Costo de lo vendido
Lo que te costó a ti la mercancía que vendiste. Si vendiste 12 refrescos que te costaron $13 cada uno, el costo de lo vendido es $156, aunque ese mes hayas comprado 48. Los otros 36 siguen en tu refrigerador: son inventario, no gasto.
Utilidad bruta = Ventas − Costo de lo vendidoTe dice cuánto le ganas a la mercancía, antes de pagar el local y los servicios.
3. Gastos del negocio
Lo que pagas para que el negocio funcione, vendas o no: renta, luz, agua, internet, gas, transporte para surtir, bolsas, limpieza y comisiones de la terminal o de las plataformas.
Utilidad neta = Utilidad bruta − GastosEs lo que de verdad te quedó en el mes.
Para comparar un mes con otro conviene verlo también en porcentaje. El margen neto es la utilidad neta dividida entre las ventas: te dice cuántos centavos te quedan de cada peso que vendes.
Ejemplo: el mes de una tiendita
Ejemplo con datos ficticios
Así se ven las cuentas de septiembre de una tiendita de ejemplo:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Ventas del mes | $38,500 |
| Costo de lo vendido | −$29,260 |
| Utilidad bruta | $9,240 |
| Renta | −$3,500 |
| Luz | −$650 |
| Internet y teléfono | −$399 |
| Transporte para surtir | −$800 |
| Comisiones de la terminal | −$420 |
| Bolsas y limpieza | −$300 |
| Gastos totales | −$6,069 |
| Utilidad neta | $3,171 |
La tiendita vendió $38,500, pero lo que le quedó fueron $3,171. Su margen bruto fue de 24 % ($9,240 ÷ $38,500) y su margen neto, de 8.2 % ($3,171 ÷ $38,500). Dicho de otro modo: de cada $100 que vendió, le quedaron unos $8.
Fíjate en algo más: los gastos se comieron casi dos terceras partes de la utilidad bruta. Por eso no basta con vender más; también hay que vigilar los gastos (en la guía de gastos te explicamos cómo).
Cómo calcularla en Excel
Si llevas tus ventas y tus gastos en Excel, estas fórmulas hacen la cuenta solas. Supongamos una hoja Ventas con el total de cada venta en la columna E y su costo en la F, y una hoja Gastos con el monto en la columna C. En una tercera hoja, Resumen, escribe:
| Celda | Qué calcula | Fórmula |
|---|---|---|
| B2 | Ventas | =SUMA(Ventas!E:E) |
| B3 | Costo de lo vendido | =SUMA(Ventas!F:F) |
| B4 | Utilidad bruta | =B2-B3 |
| B5 | Gastos | =SUMA(Gastos!C:C) |
| B6 | Utilidad neta | =B4-B5 |
| B7 | Margen neto | =SI(B2=0,0,B6/B2) |
SUMA junta todos los montos de una columna. En B7, el SI evita dividir entre cero cuando todavía no hay ventas; dale formato de porcentaje.
¿Todavía no anotas tus ventas en Excel? En la guía de control de ventas en Excel te decimos qué columnas usar y cómo calcular el total, la utilidad y la comisión de cada venta.
El costo de cada venta, con BUSCARV
Para no escribir el costo a mano en cada venta, tráelo de tu inventario. Si en la hoja Ventas el código del producto está en C2 y la cantidad en D2, y en tu hoja Inventario el código está en la columna A y el costo en la C:
Celda F2 de Ventas · Costo=BUSCARV(C2,Inventario!A:C,3,FALSO)*D2
BUSCARV encuentra el código en el inventario, toma el costo de la tercera columna y lo multiplica por la cantidad vendida.
Por mes, con SUMAR.SI
Si en la misma hoja tienes varios meses, agrega una columna Mes con =MES(A2) (A2 es la fecha) y suma solo el mes que quieres:
Gastos de septiembre (mes 9)=SUMAR.SI(Gastos!D:D,9,Gastos!C:C)
SUMAR.SI revisa la columna D, se queda con las filas que dicen 9 y suma sus montos de la columna C. Usa un archivo por año para que no se mezclen septiembres de años distintos.
No te olvides de tu sueldo
Si tú atiendes el negocio, esa utilidad neta es, en realidad, tu pago por todo el mes de trabajo. En el ejemplo, $3,171 por atender la tienda todo septiembre. Hacer esta cuenta con calma te ayuda a decidir si necesitas ajustar precios, recortar gastos o darle más espacio a lo que más te deja.
Si puedes, asígnate un sueldo fijo y anótalo como gasto. Así sabrás si el negocio, además de pagarte, genera algo extra para crecer o para un imprevisto.
Errores comunes
- Contar como ganancia todo lo que entra a la caja. Las ventas no son utilidad: de ahí sale la mercancía y los gastos.
- Restar como gasto toda la mercancía que compraste en el mes. Solo cuenta el costo de lo que ya vendiste; lo demás es inventario.
- Olvidar los gastos chiquitos. Bolsas, recargas, pasajes y comisiones suman cientos de pesos al mes.
- Mezclar el dinero de la casa con el del negocio. Si pagas el súper de tu casa con la caja, anótalo como retiro, no como gasto del negocio.
- Tomar mercancía para la casa sin anotarla. Es mercancía que sale sin venderse: regístrala como salida para que tu inventario y tus cuentas cuadren.
- Hacer la cuenta una vez al año. Hazla cada mes: así corriges a tiempo.
Y si quieres subir tu utilidad desde el precio, revisa la guía para calcular el precio de venta con margen.