En corto
- Folio, fecha, vigencia y tus datos de contacto: siempre.
- Importe = cantidad × precio unitario; el total se suma con SUMA.
- Aclara si el precio incluye IVA y mándala en PDF, no en Excel.
Mandar precios en un mensaje suelto funciona hasta que el cliente pregunta «¿eso ya incluye el IVA?», «¿hasta cuándo me respetas el precio?» o «¿cuánto era lo de las impresiones?». Una cotización ordenada responde todo eso antes de que lo pregunten, y da confianza.
No necesitas un programa especial: con Excel armas una plantilla una vez y la reutilizas para cada cliente.
Qué debe llevar una cotización
- Nombre de tu negocio, teléfono o WhatsApp y correo.
- Un folio (por ejemplo, COT-0012) para encontrarla después.
- Fecha y vigencia: hasta cuándo respetas esos precios.
- Nombre del cliente y, si aplica, su empresa o escuela.
- Una tabla de conceptos: cantidad, descripción, precio unitario e importe.
- Subtotal, descuento (si das), IVA (si lo cobras) y total.
- Condiciones: anticipo, tiempo de entrega, forma de pago y si incluye envío o instalación.
- Cómo aceptarla: «Para confirmar tu pedido, responde este mensaje y envía tu anticipo».
Paso a paso en Excel
- Arma el encabezado. En las primeras filas escribe el nombre de tu negocio y tus datos de contacto. Si tienes logotipo, agrégalo con Insertar › Imágenes.
- Agrega folio, fecha y vigencia. Escribe la fecha a mano. Si usas =HOY(), cambiará cada vez que abras el archivo y tu cotización guardada mostrará otra fecha.
- Haz la tabla de conceptos. Columnas: Código (opcional), Cantidad, Descripción, Precio unitario e Importe. Deja de 10 a 15 filas.
- Pon las fórmulas. Importe, subtotal, descuento, IVA y total; te las dejamos abajo.
- Escribe tus condiciones. Van debajo del total, en frases cortas.
- Define el área de impresión. Selecciona desde el encabezado hasta las condiciones y ve a Diseño de página › Área de impresión › Establecer área de impresión.
- Guárdala como plantilla. Antes de llenar la primera, guarda una copia en blanco. Para cada cliente, abre la copia, cambia el folio y los conceptos, y guárdala con el nombre del cliente.
Las fórmulas que hacen las cuentas
Supongamos que la fecha está en E3 y que la tabla de conceptos va de la fila 12 a la 21, con el código en A, la cantidad en B, la descripción en C, el precio unitario en D y el importe en E.
E4 · Vigencia de 15 días=E3+15
Suma 15 días a la fecha de la cotización. Dale formato de fecha.
E12 · Importe=SI(B12="","",B12*D12)
Cantidad por precio unitario. El SI deja la celda vacía cuando la fila no tiene cantidad, para que la cotización no se llene de ceros. Cópiala hasta la fila 21.
E22 · Subtotal=SUMA(E12:E21)
E23 · Descuento (el porcentaje va en D23)=E22*D23
E24 · IVA, solo si lo cobras=REDONDEAR((E22-E23)*16%,2)
E25 · Total=E22-E23+E24
REDONDEAR deja el IVA en centavos exactos, para que el total cuadre con lo que el cliente calcula en su celular.
¿Cobro IVA o no? Depende de tu régimen fiscal. La tasa general es de 16 %. Si no sabes si debes cobrarlo, pregúntale a tu contador antes de mandar cotizaciones con IVA, y escribe siempre si tus precios son «más IVA» o «IVA incluido». Para sacar el precio sin IVA de uno que ya lo incluye, divídelo entre 1.16.
Trae la descripción y el precio con BUSCARV
Si tienes tu lista de precios en otra hoja llamada Precios (código en A, descripción en B, precio en C), escribe el código en la cotización y deja que Excel llene lo demás:
C12 · Descripción=SI.ERROR(BUSCARV(A12,Precios!A:C,2,FALSO),"")
D12 · Precio unitario=SI.ERROR(BUSCARV(A12,Precios!A:C,3,FALSO),"")
BUSCARV busca el código en tu lista y trae la columna 2 (descripción) o la 3 (precio). SI.ERROR deja la celda en blanco si todavía no escribes un código. Cuando cambie un precio, lo actualizas una sola vez en la hoja Precios.
Ejemplo de cotización
Ejemplo con datos ficticios
Una papelería cotiza material para un evento escolar (cliente, productos y precios de ejemplo):
| Cant. | Concepto | Importe |
|---|---|---|
| 50 | Folder tamaño carta ($6.50 c/u) | $325.00 |
| 20 | Paquete de 100 hojas de colores ($38.00 c/u) | $760.00 |
| 10 | Caja de 12 colores ($45.00 c/u) | $450.00 |
| 200 | Impresión a color ($4.00 c/u) | $800.00 |
| Subtotal | $2,335.00 | |
| Descuento 5 % | −$116.75 | |
| IVA 16 % | $354.92 | |
| Total | $2,573.17 | |
Condiciones del ejemplo: anticipo del 50 % para iniciar el pedido; entrega 3 días hábiles después del anticipo; pago en efectivo o transferencia; precios en pesos mexicanos.
Fíjate en el orden: primero el descuento y después el IVA, que se calcula sobre el subtotal ya con descuento ($2,218.25 × 16 % = $354.92).
Cómo mandarla por WhatsApp o correo
No mandes el archivo de Excel: se puede mover una fórmula sin querer y en el celular a veces se ve mal. Guárdala en PDF desde Archivo › Exportar › Crear documento PDF/XPS, o desde Archivo › Guardar como, eligiendo PDF.
Por WhatsApp, envíala como documento y no como foto, para que se lea bien. Ponle un nombre claro al archivo, como «Cotizacion-COT-0012-Escuela.pdf». Si en dos o tres días no hay respuesta, un mensaje corto preguntando si le quedó alguna duda suele bastar.
Errores comunes
- No poner vigencia. Si tu proveedor sube precios, quedas atado a respetar el precio viejo.
- No aclarar el IVA. «¿Es más IVA o con IVA?» es la pregunta que más discusiones causa.
- Escribir los importes a mano. Un error de dedo te puede costar la ganancia del pedido. Deja que Excel multiplique.
- Cotizar sin conocer tu costo. Antes de dar un precio, revisa cuánto te cuesta y qué margen te deja (en la guía de precio de venta con margen te decimos cómo).
- Folios repetidos o sin folio. Te confundes cuando el cliente pregunta por «la cotización de la semana pasada».
- Dejar las condiciones de palabra. Anticipo, tiempos y lo que incluye, siempre por escrito.