En corto
- Stock = inventario inicial + entradas − salidas.
- Con la función SI, Excel te avisa con «REORDENAR» cuando un producto llega a su mínimo.
- Mínimo = lo que vendes al día × los días que tardan en surtirte + un colchón.
En una tiendita, el dinero no está solo en la caja: también está en el anaquel. Cada paquete de galletas, cada refresco y cada kilo de arroz es dinero que ya pagaste y que todavía no recuperas. Por eso llevar inventario no es un trámite. Es la forma de saber qué se está acabando antes de que un cliente te lo pida y no lo tengas, y qué producto lleva meses empolvándose.
No necesitas un sistema caro. Con una hoja de Excel y unas cuantas fórmulas sencillas puedes tener tu inventario al día. Aquí te explicamos cómo hacerlo, paso a paso y con un ejemplo.
Qué columnas necesita tu inventario
Usa una fila por producto y estas columnas. Con ellas ya sabes cuánto tienes, cuándo pedir y cuánto le ganas a cada cosa.
| Columna | Qué anotas |
|---|---|
| A · Código | Una clave corta y única, como REF600 o GAL01. Evita confundir productos parecidos. |
| B · Producto | El nombre como tú lo reconoces: «Refresco 600 ml». |
| C · Costo | Lo que te cuesta a ti cada pieza. |
| D · Precio | A cuánto la vendes. |
| E · Inicial | Las piezas que contaste el día que empezaste. |
| F · Entradas | Lo que te surtió el proveedor. |
| G · Salidas | Lo que vendiste y lo que se echó a perder. |
| H · Stock | Cuánto tienes hoy. Se calcula solo. |
| I · Mínimo | La cantidad a la que ya debes volver a pedir. |
| J · Estado | Dice OK o REORDENAR. Se calcula solo. |
| K · Margen | Qué parte del precio es ganancia, antes de gastos. |
Usa siempre la misma unidad. Si compras refrescos por caja de 12 pero los vendes por pieza, anota todo en piezas: una caja que llega son 12 entradas.
Paso a paso para armarlo
- Haz la lista de lo que más vendes. No empieces con los 400 productos de la tienda. Arranca con los 30 o 40 que más se mueven: refrescos, botanas, pan, leche, huevo y abarrotes básicos. Después agregas el resto poco a poco.
- Cuenta lo que tienes. Escoge un momento sin clientes, antes de abrir o después de cerrar, y cuenta pieza por pieza. Ese número va en la columna Inicial. No lo calcules de memoria: todo lo demás depende de él.
- Anota costo y precio. Toma el costo de tu última nota o ticket del proveedor. Si cambió, usa el más reciente.
- Escribe las fórmulas. Pon las de Stock, Estado y Margen en la primera fila de productos y cópialas hacia abajo. Más adelante te decimos cuáles son.
- Define el mínimo de cada producto. Más abajo te explicamos cómo calcularlo sin adivinar.
- Pinta de rojo la alerta. Con formato condicional la ves de un vistazo.
- Actualiza cada día. Al cerrar, anota lo que entró y lo que salió. Son cinco minutos si lo haces diario; si lo dejas para fin de mes, ya no te vas a acordar.
Las fórmulas, explicadas
Supongamos que tus productos empiezan en la fila 2. Escribe cada fórmula en la fila 2 y después arrastra la esquina inferior derecha de la celda hacia abajo para copiarla a los demás productos.
Stock: inicial + entradas − salidas
Celda H2 · Stock=E2+F2-G2
Suma lo que tenías al empezar más lo que entró, y le resta lo que salió. Cada vez que actualizas entradas o salidas, el stock cambia solo.
Alerta para reordenar: la función SI
Celda J2 · Estado=SI(H2<=I2,"REORDENAR","OK")
Se lee así: si el stock (H2) es menor o igual al mínimo (I2), escribe REORDENAR; si no, escribe OK. Usamos «menor o igual» para que la alerta salga justo al llegar al mínimo, no después.
Para pintarla de rojo, selecciona la columna J y ve a Inicio › Formato condicional › Resaltar reglas de celdas › Texto que contiene. Escribe REORDENAR y elige «Relleno rojo claro con texto rojo oscuro».
Margen por producto
Celda K2 · Margen=SI(D2=0,"",(D2-C2)/D2)
Precio menos costo, dividido entre el precio. Dale formato de porcentaje con el botón % de la pestaña Inicio. El SI evita el error #¡DIV/0! mientras no escribas el precio. Ojo: es el margen antes de pagar renta, luz y demás gastos.
Cuánto dinero tienes en mercancía
Valor del inventario=SUMAPRODUCTO(C2:C200,H2:H200)
Multiplica el costo de cada producto por su stock y suma todo. Es el dinero que tienes «parado» en el anaquel. Y con =SUMA(H2:H200) sabes cuántas piezas tienes en total.
Consulta rápida con BUSCARV
Escribe un código en M2 y en N2 pon:=SI.ERROR(BUSCARV(M2,A2:K200,8,FALSO),"No existe")
BUSCARV busca el código de M2 en la primera columna del rango (A) y te trae el dato de la columna 8 contando desde ahí, que es el Stock (H). FALSO le pide que el código coincida exacto. Si el código no existe, SI.ERROR muestra «No existe» en lugar de un error. Cambia el 8 por 4 y te trae el precio.
¿Excel marca error al escribir la fórmula? Cambia las comas (,) por punto y coma (;). Depende de la configuración regional de tu computadora.
Ejemplo con una tiendita
Ejemplo con datos ficticios
Imagina una tiendita que empezó su hoja el lunes. Así se ve una parte de su inventario al cerrar el viernes:
| Producto | Inicial | Entradas | Salidas | Stock | Mínimo | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Refresco 600 ml | 48 | 24 | 38 | 34 | 24 | OK |
| Galletas surtidas | 20 | 0 | 14 | 6 | 10 | REORDENAR |
| Arroz 1 kg | 15 | 5 | 16 | 4 | 6 | REORDENAR |
| Aceite 1 L | 10 | 12 | 10 | 12 | 6 | OK |
| Jabón de barra | 20 | 0 | 5 | 15 | 8 | OK |
De un vistazo sabes que hay que pedir galletas y arroz. El refresco de 600 ml lleva 34 piezas, así que aguanta unos días más. Y el jabón casi no se mueve: 5 salidas en la semana y 15 en el anaquel. No hace falta comprar más por ahora.
Cómo calcular el mínimo de cada producto
El mínimo no es un número al azar. Piensa cuántas piezas vendes en un día normal y cuántos días pasan hasta que te vuelven a surtir (o hasta que puedas ir a comprar):
Mínimo = venta diaria × días hasta el siguiente surtido + colchónEl colchón cubre los días en que se vende más de lo normal.
Siguiendo el ejemplo: si vendes unas 3 galletas al día, el proveedor pasa cada 3 días y quieres 1 de colchón, el mínimo es 3 × 3 + 1 = 10. Cuando llegues a 10, pides.
Revisa tus mínimos cada mes. Cuando hace calor se venden más refrescos y hielo; en regreso a clases, más galletas y jugos. Un mínimo que servía en enero puede quedarse corto en mayo.
Cada cuánto contar tu mercancía
Aunque la hoja calcule sola, tu anaquel manda. Una vez al mes, cuenta físicamente los productos que más vendes y compara con la columna Stock. Si no coincide, no borres el número: anota la diferencia como salida y escribe el motivo en una nota (caducado, dañado o faltante). Así sabrás cuánto se pierde y en qué productos, que es justo lo que necesitas para corregirlo.
Errores comunes
- Empezar sin contar. Si el inventario inicial está mal, todo lo demás también lo estará.
- Mezclar cajas y piezas. Elige una unidad por producto y respétala siempre.
- Olvidar las entradas. Si no anotas lo que surtió el proveedor, verás productos en REORDENAR que sí tienes.
- Ignorar el stock negativo. Un número menor a cero significa que falta registrar una entrada o que se anotó una venta de más. Revísalo ese mismo día.
- Borrar fórmulas sin querer. Protege la hoja: selecciona las celdas donde capturas, ve a Formato de celdas › Proteger y quita «Bloqueada»; luego usa Revisar › Proteger hoja.
- No guardar respaldo. Guarda una copia cada semana en una memoria USB o en tu nube.