En corto
- Separa el dinero del negocio del de tu casa; lo que tomas para ti es un retiro, no un gasto.
- Anota cada gasto el mismo día, con una categoría de una lista corta.
- Cada mes, suma por categoría con SUMAR.SI y compáralo con tus ventas.
«No sé en qué se me va el dinero» es de las frases más comunes entre quienes tienen un negocio chico. Casi nunca es un gasto grande: son muchos pequeños que nadie anota. Una bolsa de hielo, una recarga, un pasaje para ir a surtir, la comisión de la terminal. Por separado no parecen nada; juntos, pueden llevarse buena parte de lo que ganaste.
Controlar los gastos no significa dejar de gastar. Significa saber cuánto gastas y en qué, para decidir con datos.
Primero: separa el dinero de tu casa
Es el paso más difícil y el más importante. Si con la caja pagas el gas de tu casa y con tu cartera pagas la luz del local, nunca vas a saber cuánto gasta el negocio. Lo ideal es tener una caja o una cuenta solo para el negocio.
Cuando tomes dinero para ti, anótalo como retiro del dueño. No es un gasto del negocio: es tu pago. Y lo mismo con la mercancía: si te llevas un refresco o un kilo de azúcar para la casa, anótalo como salida.
Gastos fijos y gastos variables
Conviene distinguirlos, porque se controlan de forma distinta:
- Fijos: los pagas igual, vendas mucho o poco. Renta, internet, teléfono, sueldos fijos. Se revisan o se negocian pocas veces al año.
- Variables: suben o bajan según lo que vendes o cuánto te mueves. Luz, bolsas, transporte para surtir, comisiones, empaques. Se cuidan día a día.
Ojo: la mercancía que compras para revender no va en tus gastos. Es una compra de inventario y se vuelve costo cuando la vendes. Llévala en otra hoja (te explicamos por qué en la guía para calcular la utilidad).
Paso a paso para registrarlos en Excel
- Crea tus categorías. Pocas y claras, de 6 a 10. Por ejemplo: Renta, Luz y agua, Internet y teléfono, Transporte, Bolsas y empaques, Comisiones, Limpieza y mantenimiento, y Otros. Escríbelas en una columna aparte, por ejemplo en G2:G9.
- Haz la tabla de gastos. Columnas: Fecha (A), Concepto (B), Categoría (C), Monto (D), Forma de pago (E) y ¿Hay comprobante? (F).
- Pon una lista desplegable en Categoría. Así escribes siempre igual. Selecciona la columna C, ve a Datos › Validación de datos, en «Permitir» elige Lista y en «Origen» selecciona tu lista de categorías. Así no tendrás «Luz», «luz» y «CFE» como si fueran tres cosas distintas.
- Anota cada gasto el mismo día. Guarda los tickets en un sobre por mes.
- Suma por categoría. Usa SUMAR.SI; abajo está la fórmula.
- Revisa cada mes. Compara con el mes anterior y con tus ventas.
Las fórmulas
H2 · Total de la categoría escrita en G2=SUMAR.SI(C:C,G2,D:D)
SUMAR.SI busca en la columna C las filas con la categoría de G2 (por ejemplo, Transporte) y suma sus montos de la columna D. Cópiala hacia abajo, una fila por categoría, y tendrás tu gasto por categoría.
H10 · Total de gastos=SUMA(D:D)
H12 · Qué parte de tus ventas se va en gastos (ventas en H11)=SI(H11=0,0,H10/H11)
Dale formato de porcentaje. Si ese número sube mes con mes, algo se está disparando.
Varios meses en la misma hoja
Gastos de Transporte en septiembre de 2026=SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D,C:C,"Transporte",A:A,">="&FECHA(2026,9,1),A:A,"<"&FECHA(2026,10,1))
SUMAR.SI.CONJUNTO suma los montos que cumplen varias condiciones a la vez: la categoría y un rango de fechas (del 1 de septiembre al último día del mes).
Ejemplo: los gastos de un mes
Ejemplo con datos ficticios
Así quedan los gastos de septiembre de una tiendita de ejemplo que vendió $38,500 en el mes:
| Categoría | Tipo | Monto |
|---|---|---|
| Renta | Fijo | $3,500 |
| Luz | Variable | $650 |
| Internet y teléfono | Fijo | $399 |
| Transporte para surtir | Variable | $800 |
| Comisiones de la terminal | Variable | $420 |
| Bolsas y limpieza | Variable | $300 |
| Total | $6,069 |
Los gastos equivalen al 15.8 % de las ventas ($6,069 ÷ $38,500). Dos datos saltan a la vista: la renta es más de la mitad del gasto (58 %), y el transporte para surtir ya cuesta más que la luz. Tal vez convenga juntar pedidos y surtir menos veces por semana.
¿Cuánto necesitas vender para cubrir tus gastos?
Ventas mínimas = Gastos del mes ÷ Margen brutoEl margen bruto es lo que le ganas a la mercancía, en decimal (24 % = 0.24).
Si esa tiendita le gana en promedio 24 % a lo que vende, necesita vender alrededor de $25,288 al mes solo para pagar sus gastos ($6,069 ÷ 0.24). Por debajo de esa cifra, pierde; lo que venda por arriba es utilidad. Es un cálculo aproximado, porque algunos gastos (como las comisiones) suben cuando vendes más, pero te da una meta clara para cada mes.
Los gastos hormiga del negocio
Son gastos pequeños y frecuentes que casi nadie anota. Revisa si tienes alguno de estos:
- Bolsas de más: una por producto cuando cabían en una.
- Recargas y datos del celular que usas para el negocio.
- Pasajes o gasolina de vueltas que se pudieron juntar en una sola.
- Comisiones por cobrar con tarjeta o por recibir transferencias.
- Hielo, garrafones de agua y artículos de limpieza.
- Producto que caduca o se daña (merma).
No se trata de eliminarlos todos: muchos son necesarios. Se trata de saber cuánto te cuestan. Si la comisión de la terminal se lleva $420 al mes, puedes tomarla en cuenta al poner tus precios (en la guía de precio de venta con margen te explicamos cómo).
Errores comunes
- Anotar solo los gastos grandes. La renta nunca se olvida; las bolsas y los pasajes, siempre.
- Mezclar compras de mercancía con gastos. Llévalas en otra hoja para no inflar tus gastos.
- Pagar cosas de la casa con la caja sin anotarlas como retiro.
- Tener demasiadas categorías. Con 25 categorías nadie revisa nada. Mejor pocas y claras.
- Tirar los tickets. Si algún día necesitas comprobar un gasto o revisar tus cuentas con tu contador, los vas a necesitar.
- Revisar una vez al año. Un gasto que se disparó en marzo no se corrige en diciembre.